Um ein erfolgreiches Eventplanungsunternehmen zu gründen, musst du recherchieren, Finanzen planen und ein bisschen Verwaltungsarbeit leisten. Zum Glück sind das Fähigkeiten, die du bereits hast, wenn du ein großartiger Veranstaltungsplaner sein willst.
Dein eigenes Eventplanungsgeschäft zu betreiben, kann trotz der geringen Gründungskosten lukrativ sein. Außerdem kann es dir Freiheit und ein großes Gefühl der Unabhängigkeit geben. Die Planung von Veranstaltungen ist nicht immer einfach, aber die Befriedigung über eine gut gemachte Arbeit ist so groß, dass sie den Stress wettmacht.
Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du ein Eventplanungsunternehmen gründen kannst und führt dich durch alle rechtlichen, verwaltungstechnischen, marketingtechnischen und organisatorischen Dinge, die du tun musst, um dein Unternehmen auf die Beine zu stellen.
Einleitung: Was ist Veranstaltungsplanung?
Bei der Veranstaltungsplanung geht es um die Planung und Organisation von Veranstaltungen wie Meetings, Messen, Partys, Feierlichkeiten, Konferenzen und mehr.
Als Veranstaltungsplaner/in arbeitest du mit Unternehmen und Einzelpersonen zusammen, die eine Veranstaltung organisieren möchten. Der zentrale Teil der Arbeit besteht darin, auf ihre Wünsche einzugehen und einen Weg zu finden, ihre Visionen in die Realität umzusetzen.
Veranstaltungsplanung ist ein Beziehungsgeschäft. Für deine Arbeit musst du Beziehungen zu Kunden, Lieferanten, Veranstaltungsorten, Organisationen und Verkäufern aufbauen und pflegen. Während die Veranstaltung selbst das ist, worauf du hinarbeitest, ist eine enorme Menge an Planung erforderlich, damit sie reibungslos abläuft.
Das Wachstum der Eventplanungsbranche
Die Eventplanungsbranche wächst unaufhörlich. Allied Market Research geht davon aus, dass die Branche bis 2028 1,5 Billionen Dollar wert sein wird. Der Markt für Partyplanung ist in den USA jährlich über 3 Milliarden Dollar wert.
Eventdesign und -planung ist eine Spezialdisziplin. Oft liegen die Fähigkeiten und Kontakte, die für die Durchführung erfolgreicher Veranstaltungen erforderlich sind, außerhalb der Möglichkeiten der meisten Unternehmen und Einzelpersonen. Deshalb lagern Einzelpersonen und Unternehmen, die Veranstaltungen ausrichten wollen, das Management und die Planung zunehmend an externe Fachleute aus.
Hier kommst du ins Spiel.
Erstelle einen Businessplan für dein Eventplanungsunternehmen
Bevor du ein Eventplanungsunternehmen gründest, musst du einen Businessplan erstellen.
Eines der ersten Dinge, die du tun solltest, ist zu entscheiden, welche Art von Veranstaltungsunternehmen du gründen willst.
Wir wollen uns ein paar der beliebtesten Arten von Veranstaltungen ansehen, die du ausrichten kannst.
Welche Art von Veranstaltungsplaner/in willst du sein?
Es gibt eine schier unendliche Anzahl von Veranstaltungen, die du ausrichten kannst. Es gibt zwar viele Überschneidungen zwischen den verschiedenen Veranstaltungen, aber einige Anlässe haben ihre eigenen Besonderheiten und Erwartungen.
Hier ist eine Liste mit einigen der beliebtesten Veranstaltungsarten. Je nachdem, wo du wohnst, wen du kennst oder welche Erfahrungen du in der Vergangenheit gemacht hast, kannst du bestimmte Veranstaltungen ansteuern.
Firmenveranstaltungen
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Konferenzen
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Seminare
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Workshops
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Produkteinführungen
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Messen
Gesellschaftliche Veranstaltungen
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Hochzeiten
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Partys
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Teambuilding-Veranstaltungen
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Jubiläen
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Klassentreffen
Spendenaktionen
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Gesponserte Sportereignisse
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Gala-Dinner
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Auktionen
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Politische Versammlungen
Festivals
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Musikfestivals
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Essensfestivals
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Kunstfestivals
Gemeindeveranstaltungen
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Straßenfeste
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Spendenaktionen
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Feste des kulturellen Erbes
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Bildung und Bewusstseinsbildung der Gemeinde
Virtuelle Veranstaltungen
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Webinare
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Aufführungen
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Konferenzen
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Bildungskurse
Natürlich, ist das nur ein Beispiel für die Art von Veranstaltungen, die ein Eventplaner betreuen kann. Eventplaner/innen können sich auf einen, einige oder alle dieser Anlässe spezialisieren.
Die Entscheidung, mit welcher Art von Veranstaltungen du arbeitest, hängt von deiner Erfahrung, deinen Kontakten, dem Ort, an dem du tätig bist, und einigen anderen Faktoren ab, zum Beispiel davon, was deine Leidenschaft ist. Prüfe also deine Möglichkeiten und wähle sorgfältig aus.
Marktforschung und Konkurrenzanalyse
Bevor du dein eigenes Eventplanungsunternehmen gründest, musst du eine Menge recherchieren. Genau wie bei den Veranstaltungen, die du planen willst, kannst du nicht einfach eintauchen und auf das Beste hoffen. Stattdessen solltest du die Landschaft studieren und entscheiden, welche Art von Veranstaltungsmarkt du bedienen kannst.
Wer ist dein Zielmarkt?
Alle Unternehmen brauchen einen Zielmarkt. Nimm also Stift und Papier zur Hand und schreibe auf, welche Arten von Menschen und Unternehmen die Dienste eines Eventplanungsunternehmens benötigen.
Als Nächstes überlegst du dir, welchen geografischen Markt du bedienen kannst. Wenn du in einer Stadt lebst, hast du Zugang zu vielen Menschen und Unternehmen. Allerdings musst du dich auch mit mehr Konkurrenz auseinandersetzen.
Wenn du hingegen in einer kleineren Stadt wohnst, hast du weniger Konkurrenz. Allerdings wirst du wahrscheinlich um weniger Aufträge konkurrieren müssen.
Denke über dein Gebiet und die Arten von Personen, Unternehmen und Organisationen nach, die dort leben und arbeiten. Schon bald wirst du dir ein Bild davon machen können, welche Art von Arbeit verfügbar ist.
In der Regel werden die Eventmärkte in Unternehmen und soziale Einrichtungen unterteilt. Es ist schwieriger, auf dem Markt für große Firmenveranstaltungen Fuß zu fassen, weil es viel Erfahrung erfordert. Fang also klein an, nicht zuletzt, weil du nicht den Stress einer Veranstaltung mit 5.000 Leuten haben willst, wenn du gerade erst anfängst.
Schließlich solltest du über deine Erfahrungen und Fähigkeiten nachdenken. Angenommen, du hast schon einmal in einer bestimmten Branche gearbeitet. In diesem Fall hast du einen Vorsprung bei den Anforderungen und Wünschen, die du bei deinem Eventmanagement-Unternehmen einbringen kannst. Auch wenn es nicht unbedingt notwendig ist, Insider-Erfahrungen zu haben, um z.B. eine Veranstaltung für Firmenkunden zu veranstalten, kann es von großem Vorteil sein, mit dem anzufangen, was du weißt.
Entscheide dich auf jeden Fall für deine Zielgruppe und deine Nische. Denke daran, dass du so klein wie möglich anfangen und dein Eventplanungsgeschäft nach und nach aufbauen kannst. Du könntest z.B. ein Unternehmen gründen, das Partys für Kindergeburtstage oder Gemeindeveranstaltungen plant. Sobald du den Dreh raus hast, kannst du diese Erfahrungen nutzen, um dein Angebot zu erweitern. Rom wurde nicht an einem Tag erbaut.
Auch wenn es verlockend ist, sich für ein Spezialgebiet zu entscheiden, das direkt in dein Ruderhaus fällt, ist es ein wichtiges Element der Marktforschung, sicherzustellen, dass es in deinem Gebiet genug Nachfrage gibt, um deine Nische als Eventplaner zu unterstützen. Mach das also zu einem Schwerpunkt deines Geschäftsplans.
Wer sind die wichtigsten Konkurrenten in deinem Gebiet?
Je nachdem, wo du wohnst, gibt es vielleicht ein paar oder viele konkurrierende Veranstaltungsplaner/innen. Es ist wichtig, dass du dich über diese Unternehmen informierst, damit du sehen kannst, mit wem du konkurrieren wirst.
Einige der wichtigsten Fragen, die du dir stellen musst, sind:
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Welche Art von Eventplanungsunternehmen gibt es in meiner Gegend?
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Welche Dienstleistungen bieten sie an?
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Welche Preise verlangen sie?
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Was sind ihre Stärken und Schwächen?
Es gibt viele Möglichkeiten, wie du diese Daten sammeln kannst. Gehe online und schaue dir jedes Unternehmen an. Überprüfe dann die Website, die Bewertungen und die Konten in den sozialen Medien. Mit ein bisschen Glück kannst du vielleicht einige Marktlücken entdecken.
Vielleicht verlangen deine Konkurrenten viel zu hohe Preise, und du kannst ihnen durch wettbewerbsfähige Preise einige Marktanteile abnehmen. Oder vielleicht sind die Dienstleistungen deiner Konkurrenten begrenzt oder zu starr, und du kannst triumphieren, indem du etwas Einzigartiges und Maßgeschneidertes anbietest.
Was auch immer es ist, wenn du willst, dass dein Eventplanungsgeschäft durchstartet, musst du ein einzigartiges Leistungsangebot (USP) finden.
Natürlich wird es nicht immer möglich sein, diese Marktlücken zu finden. In diesem Fall kannst du dich darauf konzentrieren, das, was du tust, auf einem wirklich hohen Niveau zu tun. Wenn du die Extrameile gehst, zuverlässig bist und deinen Kunden hilfst, ihre Träume zu verwirklichen, wirst du dir einen guten Ruf erarbeiten und wieder Aufträge erhalten.
Definiere deine Eventplanungsdienste
Eventplanungsunternehmen können eine breite Palette von Dienstleistungen anbieten, von der Planung über die Durchführung bis hin zu zusätzlichen Dienstleistungen. Definiere deinen Dienstleistungsmix auf der Grundlage deiner Kernkompetenzen und biete Dienstleistungen an, bei denen du einen Wettbewerbsvorteil hast. Dann lagere andere mögliche Dienstleistungen an Partner aus, wenn deine eigenen Kompetenzen sie noch nicht unterstützen.
Hier sind einige spezialisierte Dienstleistungen, die ein Eventplanungsunternehmen anbieten kann.
Designdienstleistungen
Beim Eventdesign arbeitest du mit Unternehmen oder Einzelpersonen zusammen und gestaltest das Event von Grund auf. Dieser Service beinhaltet eine enge Zusammenarbeit mit den Kunden, das Verstehen ihrer Ziele und Anforderungen und die Suche nach dem Veranstaltungsort, den Anbietern, Verkäufern, der Unterhaltung usw., die sie benötigen, um ihre Vision zu verwirklichen.
Veranstaltungsort & Ausrüstungsverleih
Manche Veranstaltungsplaner mieten auch Veranstaltungsorte oder Ausrüstung. Einige Zusatzleistungen, die du hinzufügen kannst, sind AV-Ausrüstung, Stühle, Tische, Markisen, Heizungen usw. Dieses Angebot kann ein lukrativer Weg sein, um aus jedem Ereignis Kapital zu schlagen. Außerdem kannst du eine Plattform wie Rentle nutzen, um diese Gegenstände an Kunden zu vermieten, wenn sie für deine geplante Veranstaltung nicht benötigt werden.
Dekoration
Ein weiterer Standard-Service, den Veranstaltungsplaner anbieten, ist die Dekoration der Veranstaltung. Das kann etwas Einfaches sein wie Banner oder Luftballons oder komplexere Elemente wie Blumen, Beleuchtung, Bühnenbild, Skulpturen, Kunst oder andere Dinge, die du bei besonderen Veranstaltungen sehen kannst.
Durchführungsdienste
Viele Veranstaltungsplaner haben sich auf die Koordination von Veranstaltungen am Veranstaltungstag spezialisiert. Bei manchen Veranstaltungen gibt es viele bewegliche Teile, daher werden deine potenziellen Kunden gerne für jemanden bezahlen, der dafür sorgt, dass alles reibungslos und termingerecht abläuft.
Programmdienste
Programmdienste sind ein weiterer Aspekt der Veranstaltungsplanung, den du berücksichtigen solltest. Das kann bedeuten, dass du dabei hilfst, Redner und Künstler für Veranstaltungen zu gewinnen oder ganz allgemein das Programm zu planen.
Cateringdienste
Essen ist ein wichtiger Bestandteil von Veranstaltungen. Als Veranstaltungskaufmann/frau kannst du Lebensmittelverkäufer/innen für deine Kunden einstellen. Um diesen Service anbieten zu können, brauchst du fundierte Kenntnisse und Beziehungen zu lokalen Catering-Teams und -Anbietern.
Du kannst es aber auch in dein Angebot aufnehmen, wenn du gute Caterer kennst.
Sammle Erfahrung und Wissen
Wenn du bereits Erfahrung in der Veranstaltungsplanung hast, ist das ein großer Vorteil. Es muss nicht unbedingt sein, dass du schon einmal Galaveranstaltungen oder Spendenaktionen organisiert hast; auch Erfahrungen im Dienstleistungssektor können dir eine Vorstellung davon geben, was du tust.
Wenn du dich bei der Planung von Veranstaltungen nicht besonders sicher fühlst, gibt es ein paar Möglichkeiten, dies zu ändern.
Bezahlte oder freiwillige Arbeit
Freiwillige Arbeit für Veranstaltungen oder bezahlte Arbeit in irgendeiner Funktion sind gute Möglichkeiten, um Erfahrungen zu sammeln, Kontakte zu knüpfen und in der Branche Fuß zu fassen.
Informiere dich über
Das Internet bietet eine Fülle von Ressourcen, die du nutzen kannst, um dir Wissen über die Veranstaltungsbranche anzueignen. Auf Seiten wie Udemy gibt es eine Reihe von Eventplanungskursen, von denen viele kostenlos sind oder nur 20 Dollar kosten.
Darüber hinaus gibt es unzählige Bücher, Websites und YouTube-Videos, in denen du dich über das Handwerk informieren kannst. Sammle so viele Informationen, wie du kannst.
Manche Menschen entscheiden sich dafür, ein Zertifikat oder einen Abschluss in Veranstaltungsplanung an ihrer örtlichen Universität zu erwerben. Auch wenn dich ein fehlendes Zertifikat nicht unbedingt behindert, kann dir das Studium des Themas helfen, die besten Praktiken zu erlernen, die dir langfristigen Erfolg sichern.
Wenn du einen Mentor oder eine Mentorin aus der Veranstaltungsbranche findest, kann er oder sie dir eine große Hilfe sein, während du dein eigenes Unternehmen auf die Beine stellst. Wenn du keinen passenden Mentor findest, sprich mit anderen Unternehmern aus der Veranstaltungsbranche.
Budgetierung und Finanzplanung
Der Cashflow ist der häufigste Grund für das Scheitern neuer Unternehmen. Deshalb musst du dir einen guten Überblick über deine Finanzen verschaffen wenn du ein Eventplanungsunternehmen gründest - oder jedes andere Unternehmen. Dazu gehört, dass du dir über die Gründungskosten, die laufenden Ausgaben, die Preise und den möglichen Gewinn im Klaren bist.
Sehen wir uns diese vier wesentlichen Elemente an, damit du dir ein besseres Bild davon machen kannst, wie du ein Eventplanungsunternehmen gründen kannst.
Wie viel kostet es, ein Eventplanungsunternehmen zu gründen?
Eines der attraktivsten Dinge an einem Eventplanungsgeschäft ist, dass du mit einer bescheidenen Summe an Kapital loslegen kannst. Das heißt aber nicht, dass das der beste Weg ist. Wenn du an den Gründungskosten sparst, kann das bedeuten, dass du eine Menge zusätzlicher Arbeit leisten musst oder es länger dauert, bis das Geschäft läuft.
Was wir damit sagen wollen, ist, dass es zu 100 % machbar ist, wenn du dein eigenes Eventplanungsunternehmen gründen willst, dir aber das Kapital fehlt. Ein gewisses Startkapital kann dir jedoch bei der Finanzierung von Marketing, Website, Software, eventuell benötigter Ausrüstung, Versicherungen und anderen Ausgaben helfen, auf die wir weiter unten eingehen werden.
Kosten für die Unternehmensgründung
Wenn du ein seriöser Veranstaltungsplaner werden willst, musst du dein Unternehmen legal gründen. Dieser Vorgang kann etwa 50 bis 100 US-Dollar kosten. Außerdem musst du auch an Dinge wie eine Versicherung für Kleinunternehmen denken.
Ausrüstung
Auch wenn du nicht viel spezielle Ausrüstung brauchst, um ein Unternehmen für Veranstaltungsplanung zu gründen, wirst du ein Handy, einen Laptop und ein Auto brauchen. Wenn du die hast, super. Ansonsten musst du sie in dein Startbudget einplanen.
Software
Spezielle Software für die Veranstaltungsplanung sowie Marketing- und CRM-Anwendungen (Customer Relationship Management) können bis zu 1000 $ oder mehr kosten. Es gibt jedoch viele tolle kostenlose Tools, die perfekt für neue Veranstaltungsplaner sind.
Website
Du musst eine Website erstellen und für den Domainnamen und das Hosting bezahlen. Viele Veranstaltungsplaner arbeiten über soziale Medien, das ist also auch eine Option.
Eine einfache Website kannst du schon für weniger als 50 $ einrichten. Etwas Fortschrittlicheres kann Tausende kosten, vor allem wenn du für die Webentwicklung bezahlst.
Geschäftsräume
Eine weitere großartige Sache an einem Eventplanungsunternehmen ist, dass du es von zu Hause aus betreiben kannst. Die Anmietung von Geschäftsräumen schmälert deinen Gewinn. Wenn du also ein Unternehmen für Veranstaltungsplanung gründest, solltest du versuchen, die Kosten so niedrig wie möglich zu halten.
Wenn du dich einigermaßen etabliert hast, kannst du natürlich in Erwägung ziehen, Büroräume zu mieten. Am Anfang ist das aber nicht unbedingt notwendig.
Marketing
Das Marketing für dein Veranstaltungsgeschäft kann so viel kosten, wie du willst. Es kommt darauf an, welche Kanäle du nutzt und wie aggressiv du die Nachricht verbreiten willst. Natürlich kannst du dich auch nur auf soziale Medien und Mundpropaganda verlassen, wenn du nicht über viel Kapital verfügst. Sei dir nur bewusst, dass es lange dauern kann, bis du Fuß fassen kannst.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass du schon mit ein paar hundert Dollar ein Eventplanungsunternehmen gründen kannst. Die durchschnittlichen Gründungskosten liegen jedoch bei etwa 15.000 US-Dollar
Wie hoch sind die laufenden Kosten für ein Eventplanungsunternehmen?
Je nach Größe und Umfang deines Veranstaltungsgeschäfts können erhebliche laufende Kosten anfallen. Dinge, die du einplanen musst, sind:
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Gas
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Geschäftsversicherung
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Autoversicherung
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Software-Abonnements
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Mitarbeiter
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Internet- und Telefonrechnungen
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Marketing und Werbung
Wie viel kannst du deinen Kunden berechnen?
Es gibt viele Faktoren, die bestimmen, wie viel du für die Planung von Veranstaltungen verlangen kannst. Einige Elemente sind die Art des Projekts, deine Ausgaben, dein Standort und der Kunde.
Veranstaltungsplaner/innen berechnen ihren Kunden auf verschiedene Arten. Hier sind die vier beliebtesten:
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Pro Stunde
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Pauschalhonorar pro Projekt
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Prozentualer Anteil der Kosten (in der Regel 10 bis 20%)
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Pro Stunde + prozentualer Anteil der Kosten
Der Durchschnittssatz für einen Eventplaner in den USA liegt bei etwa $33 pro Stunde. Das hängt natürlich von der Erfahrung ab. Eine häufig zitierte Zahl stammt von Patty Sachs, der Autorin des Buches "Your Special Event Planning Guide". Sachs sagt, dass ein/e Veranstaltungsplaner/in zwischen 12 und 75 Dollar pro Stunde verdienen kann, eine ziemlich große Spanne.
Ein Prozentsatz der Kosten ist eine gute Option, wenn du große Veranstaltungen planst. Wenn deine Nische die Hochzeitsplanung ist, kannst du etwa 10 bis 20% verlangen. Die durchschnittliche Hochzeit in den USA kostet etwa 28.000 Dollar, das sind also zwischen 2.800 und 5.600 Dollar pro Veranstaltung.
Wenn du gerade erst anfängst, kann eine Pauschale sinnvoll sein. Kunden wissen gerne, woran sie sind. Deshalb kann ein Pauschalpreis gut funktionieren, wenn du abschätzt, wie viel Zeit du für jedes Projekt brauchst. Achte darauf, dass du alle Dienstleistungen, die du für die Planung von Veranstaltungen erbringst, mit einrechnest und dem Kunden die Kosten in Rechnung stellst.
Wie profitabel ist ein Eventplanungsgeschäft?
Das Schöne am Betrieb eines Eventplanungsunternehmens ist, dass du deine Gemeinkosten niedrig halten kannst. Der Kunde zahlt für die Verkäufer, den Veranstaltungsort und andere Ausgaben, und du berechnest eine Pauschale, einen Stundensatz oder einen Prozentsatz der Kosten.
Du brauchst keine Lagerbestände zu kaufen und zu halten, es sei denn, du vermietest Ausrüstung. Je nachdem, welche Dienstleistungen du anbietest, können die Dinge natürlich anders aussehen. Wenn du zum Beispiel Babypartys veranstaltest, könntest du überlegen, Ballons und Dekoration in großen Mengen zu kaufen. Im Großen und Ganzen gehören die von dir erzielten Einnahmen jedoch dir, abzüglich der Steuern und Marketingkosten.
Errichte eine juristische Person für dein Unternehmen
Wähle einen Namen für dein Unternehmen
Bevor du etwas zu Papier bringst, brauchst du einen Unternehmensnamen. Um den richtigen Namen für dein Unternehmen zu finden, brauchst du jedoch Zeit und Recherche.
Überlege dir, welchen Service du anbieten willst, und überlege, ob du das in deinen Namen einbauen kannst. Wähle etwas Einprägsames, um dich von deinen Mitbewerbern abzuheben. Alternativ verwenden viele Veranstaltungsplaner/innen ihren Namen für ihr Veranstaltungsgeschäft.
Wenn du dich für einen Namen entschieden hast, musst du sicherstellen, dass er nicht schon von jemand anderem verwendet wird. Überprüfe die folgenden Punkte, um sicherzustellen, dass dein Name einzigartig ist:
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Website-Namen
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Staatliche Unternehmensregister
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Soziale Medienkonten
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Marken
Gründung eines Unternehmens
Der nächste Schritt, den du machen musst, ist die Gründung eines Unternehmens. Überlege dir genau, welche Unternehmensstruktur du wählst, denn sie wirkt sich z. B. auf die Höhe der Steuern aus, die du zahlen musst, und darauf, ob du persönlich für Verluste oder Schäden haftest.
Schauen wir uns kurz die vier Möglichkeiten an, die du hast.
Einzelunternehmen: Die Einzelunternehmung ist die beliebteste Form für kleine Unternehmen. Es gibt keinen Unterschied zwischen dir und dem Unternehmen. Infolgedessen haftest du für alle Schulden, die das Unternehmen macht. Außerdem bist du für Schäden oder Verbindlichkeiten, die durch das Unternehmen verursacht werden, verantwortlich.
Außerdem solltest du bedenken, dass du bei dieser Unternehmensstruktur Steuern auf dein persönliches Einkommen UND dein Unternehmenseinkommen zahlst. Die Vorteile liegen darin, dass es die einfachste Unternehmensstruktur ist, die gegründet werden kann.
Offene Handelsgesellschaft: Eine offene Handelsgesellschaft hat viele Gemeinsamkeiten mit einem Einzelunternehmen. Diese Option ist am besten geeignet, wenn du mit einem oder mehreren Partnern ein Unternehmen gründest.
Ein möglicher Nachteil dieser Struktur ist, dass du für deinen Partner haftest. Achte also darauf, dass du dich mit jemandem zusammentust, dem du vertrauen kannst, denn du wirst für alle Schulden oder Fehler, die sie machen, aufkommen müssen.
LLC: LLC steht für "Limited Liability Company". Im Gegensatz zu Einzelunternehmern oder offenen Handelsgesellschaften schützt dich diese Struktur vor Schulden, die deinem Unternehmen entstehen könnten. Bei einer LLC werden du und dein Unternehmen als getrennte Einheiten betrachtet. LLCs werden durch ein persönliches Einkommenssteuergesetz besteuert.
C Corp: Ähnlich wie bei einer LLC wird bei einer C Corp zwischen einer Einzelperson und dem Eventplanungsunternehmen unterschieden. Der Vorteil ist, dass du für keine Schulden haftest. Allerdings musst du sowohl auf dein geschäftliches als auch auf dein persönliches Einkommen Steuern zahlen, was auch als Doppelbesteuerung bezeichnet wird.
Insgesamt empfehlen wir eine LLC als die beste Option für ein Eventplanungsunternehmen. Sie bietet die richtige Mischung aus Einfachheit und Haftungsschutz. Wenn dein Unternehmen in finanzielle Schwierigkeiten gerät, willst du dein persönliches Vermögen nicht verlieren.
Außerdem kannst du mit einer LLC deine Steuern abwälzen, was bedeutet, dass du und nicht dein Unternehmen besteuert wirst.
Melde dich steuerlich an
Jedes kleine Unternehmen muss sich anmelden, bevor es legal arbeiten kann. Einige der Steuern, die du als Veranstaltungsplaner zahlen musst, sind:
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Bundessteuern
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Bundesstaatliche Steuern
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Umsatzsteuer
Der erste Schritt, den du tun musst, ist, eine Arbeitnehmer-Identifikationsnummer (EIN) zu beantragen. Diese werden von der IRS ausgestellt und du kannst sie kostenlos online beantragen.
Es gibt einige Situationen, in denen du keine EIN brauchst. Wenn du dich zum Beispiel für eine Rechtsform als Einzelunternehmer/in entscheidest, kannst du stattdessen Steuern mit deiner Sozialversicherungsnummer (SSN) zahlen.
Richte ein Geschäftskonto ein
Jede/r Veranstaltungsplaner/in braucht ein Geschäftskonto. Auch wenn du denkst, du könntest dein bestehendes Privatkonto nutzen, ist das selten eine gute Idee.
Es gibt zwei große Probleme bei der Vermischung von privaten und geschäftlichen Geldern (d.h. bei der Vermischung):
A) Wenn du eine GmbH bist, kannst du den Haftungsschutz verlieren, der eines der besten Merkmale dieser Unternehmensstruktur ist. Wenn du also Geld verlierst oder verklagt wirst, ist dein persönliches Vermögen in Gefahr.
B) Es macht Geschäftsanalysen, Prognosen und Buchhaltung schwieriger.
Einige der großen Vorteile der Eröffnung eines Geschäftskontos sind:
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Zugang zu Geschäftskrediten
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Zugang zu einer Geschäftskreditkarte
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Schützt deine Haftung als LLC
Der Aufbau von Krediten als Unternehmen ist wichtig. Der Cashflow ist der Geschäftskiller Nummer eins, also richte immer ein Geschäftskonto ein
Erforderliche Genehmigungen und Lizenzen für Veranstaltungsplaner/innen
Veranstaltungsplaner/innen brauchen keine speziellen Genehmigungen oder Lizenzen, um ihre Arbeit auszuführen. Das heißt aber nicht, dass du dich nicht mit Lizenzen und Genehmigungen beschäftigen musst.
Zunächst einmal brauchst du wie jedes Unternehmen eine staatliche oder örtliche Gewerbeerlaubnis. Diese Lizenzen werden oft als Berufslizenzen bezeichnet. Die Anforderungen variieren von Bundesland zu Bundesland, . Informiere dich also auf der Website deines Bundeslandes über weitere Einzelheiten.
Es gibt ein paar optionale Zertifikate, die du als Veranstaltungsplaner/in erwerben kannst. Die International Live Events Association hat die CSEP, die deinem Unternehmen bei der Bewerbung für besondere Veranstaltungen helfen kann. Ähnlich verhält es sich mit dem CPM des Events Industry Council, einem Gütesiegel der Veranstaltungsbranche.
Auch hier ist keines der beiden Zertifikate verpflichtend. Aber wenn du größere, hochkarätige Veranstaltungen und Verträge ausrichten willst, können sie eine große Hilfe sein.
Kaufe eine Geschäftsversicherung
Wenn du öffentliche Veranstaltungen durchführst, brauchst du eine Versicherung, die dich vor Schadensersatzansprüchen schützt. Du kannst deine Kunden zwar bitten, eine Haftungsverzichtserklärung zu unterschreiben, aber das reicht nicht aus. Veranstaltungen sind komplex, haben viele bewegliche Teile und alles kann schief gehen.
Viele Versicherungsunternehmen bieten spezielle Versicherungen für Veranstaltungsplaner an. In der Regel bestehen sie aus drei verschiedenen Teilen.
Allgemeine Haftpflicht: Sie wird auch häufig als Betriebshaftpflichtversicherung bezeichnet und schützt dich vor Ansprüchen, die aus deinem Geschäftsbetrieb resultieren. Sie deckt unter anderem Personenschäden, Arztrechnungen und Schäden an Produkten oder Veranstaltungsorten ab.
Berufshaftpflicht: Diese Versicherung wird auch als Fehler- und Unterlassungsversicherung (E&O) bezeichnet und schützt dich vor Ansprüchen wegen Fehlverhaltens oder Fahrlässigkeit. Zum Beispiel, wenn ein Kunde dich auf Schadenersatz verklagt, weil er glaubt, dass die Veranstaltung nicht ordnungsgemäß war.
Gewerbliche Autoversicherung: Wenn du dein privates Fahrzeug für die Arbeit nutzt, brauchst du eine bestimmte Art von Versicherung.
Am besten ist es, wenn du dich umschaust und verschiedene Angebote einholst. Lass dich nur nicht unversichert. Das kann sehr schnell unangenehm werden.
Andere Richtlinien, an die du denken solltest
Service Level Agreement
Ein Service Level Agreement (SLA) ist ein Vertrag zwischen dir und deinem Kunden, in dem festgelegt ist, was er erwarten kann, wenn er dich als Veranstaltungsplaner/in beauftragt. Sie dokumentiert, welche Leistungen sie erwarten können und wie sie erbracht werden.
Es ist wichtig, diese Vereinbarungen aufzusetzen, um Konflikte und Streitigkeiten zu vermeiden.
Haftungsverzicht
Es ist wichtig, eine Haftungsverzichtserklärung zu verfassen, um dich vor Verlusten zu schützen, die deinem Kunden durch die Veranstaltung entstehen. Du kannst nur für Schäden haftbar gemacht werden, die du verursacht hast. Es gibt viele Vorlagen für Haftungsverzichtserklärungen von Veranstaltungsplanern, die du online verwenden kannst. Alternativ kannst du dich auch von einem Juristen beraten lassen.
Stornierungsbedingungen
Veranstaltungen werden immer wieder aus den unterschiedlichsten Gründen abgesagt. Wenn du dir aber die Zeit nimmst, an einer Veranstaltung zu arbeiten, die nicht stattfindet, bist du aufgeschmissen. Lege also eine Stornierungsrichtlinie fest, die sicherstellt, dass du trotzdem ganz oder teilweise für deine Arbeit bezahlt wirst.
Plane deinen Tagesablauf
Eines der besten Dinge an der Arbeit eines Eventmanagers ist, dass kein Tag wie der andere ist. Während einige Veranstaltungsplaner/innen einen strengen Arbeitsalltag haben, gehen die meisten mit dem Fluss des Jobs. Das bedeutet, dass du abends, an Wochenenden und in den Ferien arbeiten musst. Im Grunde musst du da sein, wenn deine Kunden dich brauchen.
Natürlich kannst du den planerischen Teil deiner Veranstaltungen während der normalen Arbeitszeit erledigen. Aber es liegt in der Natur von gesellschaftlichen Ereignissen, dass sie abends oder am Wochenende stattfinden. Auf der anderen Seite finden Firmenveranstaltungen eher an einem Wochentag statt. Es hängt also alles von der Nische ab, die du bedienen willst.
Hier sind die wichtigsten Aufgaben, die du erledigen musst, wenn du einen Eventplanungsservice betreibst.
Recherche und Design
Recherche ist ein wichtiger Bestandteil der Veranstaltungsplanung. Um die richtigen Entscheidungen zu treffen, musst du gut informiert sein. Einige der Recherchen, die du durchführen musst, sind:
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Lokale Anbieter, Lieferanten und Veranstaltungsorte finden
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Die Durchführbarkeit einer Veranstaltung prüfen
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Die Erwartungen der Kunden kennenlernen
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Herausfinden, welche Künstler oder Redner verfügbar sind
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Wissen, welche Genehmigungen für bestimmte öffentliche Veranstaltungen erforderlich sind.
Du verstehst schon.
Das Design ist ein weiteres wichtiges Element. Kunden haben oft eine Vorstellung davon, wie eine Veranstaltung aussehen und sich anfühlen soll. Sie werden auch ein Budget haben. Oft reicht das Budget nicht aus, um die ehrgeizigen Pläne zu erfüllen, also musst du lernen, mit den Erwartungen umzugehen.
Veranstaltungsplaner/innen müssen in der Lage sein, die Träume ihrer Kunden in die Realität umzusetzen. Manchmal haben Kunden klare Präferenzen, manchmal suchen sie nach deiner Inspiration und deinen Empfehlungen. Eventplaner/innen können für die Auswahl aller Details einer Veranstaltung verantwortlich sein oder nur für einige wenige.
Websites wie Pinterest sind ideal, um sich inspirieren zu lassen. Informiere dich auch auf Design-Websites und in Zeitschriften, damit du die aktuellen Trends kennst.
Angebote schreiben
Wenn ein Kunde dich bittet, eine Veranstaltung zu planen, erwartet er in der Regel, dass du ihm ein Angebot machst. Dieses Dokument enthält alle Einzelheiten der Veranstaltung, manchmal auch Entwürfe und Bilder.
Das Schreiben von Vorschlägen kann ein komplizierter Prozess sein. Je nach Budget und Komplexität der Veranstaltung können diese Dokumente ziemlich umfangreich sein.
Organisation
Die Organisation einer Veranstaltung ist der eigentliche Teil der Arbeit. Du musst über alles Bescheid wissen, von Lieferanten, Veranstaltungsorten, Verkäufern, lokalen Behörden und dem Kunden. Selbst bei kleinen Veranstaltungen gibt es viele verschiedene Dinge zu beachten, also sorge dafür, dass du deine Planung und dein Management richtig machst.
Ein paar Mitarbeiter/innen, die dir dabei helfen, sind sehr hilfreich. Wenn dein Unternehmen jedoch noch nicht so weit ist, dass du eine Vollzeitkraft einstellen kannst, solltest du dir einen virtuellen Assistenten suchen. Du kannst diese Fachleute projekt- oder stundenweise anheuern, und sie können dir viel Arbeit abnehmen. Außerdem solltest du, wenn du Mietinventar hast, die Best Practices in der Bestandsverwaltung beachten.
Das Wichtigste ist, dass du für die Organisation selbst einer mittelgroßen Veranstaltung mindestens ein paar Monate einplanst. Kleinere Veranstaltungen wie ein Kindergeburtstag erfordern natürlich nicht so viel Planungsaufwand. Aber es ist trotzdem wichtig, dass du so früh wie möglich Bescheid gibst, damit du sicher sein kannst, dass die Verkäufer und Lieferanten verfügbar sind.
Koordinierung
Bei der Koordinierung kommt alles zusammen. Die Planung von Veranstaltungen erfordert ein Verständnis und eine Wertschätzung der Rolle jedes Einzelnen bei der Veranstaltung. Kommunikation ist der Schlüssel.
Jeder Anbieter oder eine dritte Partei sollte sich über die Zeitpläne und die Erwartungen im Klaren sein. Jedes Problem oder jede Verzögerung kann einen Dominoeffekt auslösen. Bei Veranstaltungen mit strengem Programm (Vortragsveranstaltungen, Konzerte usw.) musst du sicherstellen, dass alles wie am Schnürchen läuft.
Probleme sind unvermeidlich. Einen kühlen Kopf zu bewahren, ist jedoch eine wichtige Fähigkeit bei der Planung von Veranstaltungen. Selbst für die schlimmsten Probleme gibt es Lösungen.
Bewertung
Schließlich musst du deinen Kunden eine Rechnung stellen. Wie du deine Kosten berechnest, haben wir im Abschnitt "Wie viel kannst du deinen Kunden berechnen?" beschrieben. Alle diese Bedingungen hast du vorher mit deinem Kunden ausgehandelt. Du musst ihnen jedoch eine Rechnung stellen, sobald die Veranstaltung abgeschlossen ist.
Außerdem kann es sein, dass du die Lieferanten oder Verkäufer erst bezahlen musst, nachdem dein Kunde dich bezahlt hat. Stelle sicher, dass du dies rechtzeitig tust, wenn du eine gute Beziehung zu diesen Fachleuten aufrechterhalten willst.
Beginne mit dem Aufbau deiner Marke
Sobald du einen Geschäftsplan erstellt und alle administrativen Aufgaben erledigt hast, ist es an der Zeit, mit dem Aufbau deiner Marke zu beginnen. Wenn du potenzielle Kunden erreichen willst, brauchst du eine gewisse Sichtbarkeit.
Dafür musst du eine Website erstellen und etwas Marketing und Networking betreiben.
Erstelle eine Website
Die Erstellung einer Website ist ein wesentlicher Bestandteil der Gründung eines Unternehmens für Veranstaltungsplanung. Kunden brauchen einen Ort, an dem sie sich über deine Dienstleistungen, Preise, Zeugnisse und mehr informieren können. Eine professionell aussehende Website verleiht deinem Unternehmen Glaubwürdigkeit und Legitimität in den Augen potenzieller Kunden.
Du solltest auch darüber nachdenken, wie du deine Dienstleistungen online in einem einfach zu verkaufenden Format verpacken kannst, denn die Kunden von heute sind eher bereit, Dienstleistungen online zu kaufen. Du kannst zum Beispiel Veranstaltungspakete schnüren, die vordefinierte Leistungen enthalten. Wenn du dich auf individuelle Veranstaltungen konzentrierst, wird das nicht funktionieren, aber wenn du ein wiederholbares Veranstaltungskonzept entwickeln kannst, warum solltest du es nicht online verkaufen? Mit Rentle kannst du ganz einfach eine Online-Buchungswebsite erstellen.
Wenn es bei deiner Veranstaltungsplanung vor allem um stilvolles Design geht, solltest du dafür sorgen, dass deine Website auch so aussieht. Wenn dein Zielmarkt also ein anspruchsvolles Publikum ist, kann es sich lohnen, etwas mehr für die Webentwicklung auszugeben.
Andernfalls solltest du deine Website mit Fotos von geplanten Veranstaltungen und Erfahrungsberichten von Kunden füllen. Social Proof ist ein mächtiges Verkaufs- und Marketinginstrument.
Schließlich solltest du Suchmaschinenoptimierung zu einem Teil deiner Marketingstrategie machen, damit du organisches Geschäft generieren kannst.
Baue deine Netzwerke aus
Wie wir bereits erwähnt haben, geht es bei der Veranstaltungsplanung um Beziehungen. Diese Beziehungen erstrecken sich nicht nur auf deine Kunden, sondern auch auf Lieferanten, Veranstaltungsorte, Freiberufler, Caterer, Entertainer und alle anderen Mitarbeiter, die du bei einer Veranstaltung antreffen könntest.
Der Aufbau eines Netzwerks ist unglaublich wichtig, wenn du ein Unternehmen für Veranstaltungsplanung gründest. Wenn du eine Veranstaltung organisierst, kannst du Karten oder andere Marketingmaterialien verteilen, wenn es angebracht ist.
Ansonsten trittst du sozialen Mediengruppen zum Thema Hochzeitsplanung bei und knüpfst gute Beziehungen zu Anbietern und Verkäufern. Sei immer höflich und hilfsbereit, denn du weißt nie, wohin eine Beziehung führen kann.
Vermarkte dein Unternehmen, um Kunden zu gewinnen und dir einen guten Ruf aufzubauen
Du brauchst eine Marketingstrategie, wenn du potenzielle Kunden erreichen willst. Du kannst auf verschiedene Weise auf deinen Service aufmerksam machen.
Ein Teil deiner Marketingstrategie sollte sich darauf konzentrieren, was dein Unternehmen einzigartig macht. Die Menschen benötigen viele verschiedene Dienstleistungen im Bereich der Veranstaltungsplanung, also finde einen Bereich, in dem du herausstechen kannst.
Wenn du deine Marketingstrategie formulierst, denke an deine Zielgruppe und daran, wo du sie finden kannst.
Es ist eine gute Idee, einige Social-Media-Konten für dein Eventplanungsunternehmen einzurichten. Facebook, LinkedIn, Instagram und TikTok sind beliebte Social-Media-Plattformen, die dir helfen können, für deine Dienstleistungen zu werben und neue Kunden zu erreichen. Du kannst diese Kanäle nutzen, um Geschäfte zu machen, wenn du auf ihnen aktiv bist.
Ziehe außerdem Pay-per-Click-Werbung in Betracht. Google, Meta, Instagram, LinkedIn, TikTok und andere bieten digitales Marketing Dienste an, die dein Unternehmen mit potenziellen Kunden verbinden. Es lohnt sich, in diese Kanäle zu investieren, denn sie können dein Eventplanungsgeschäft ankurbeln, auch wenn du noch nicht so bekannt bist.
Fazit: Dein eigenes Eventplanungsgeschäft ist nur einen Schritt entfernt
Die Eventbranche boomt. Viele Menschen wenden sich an externe Eventplaner/innen, die ihnen bei der Organisation verschiedener Anlässe helfen. Wenn du ein Gespür für Design, Organisation und Kommunikation hast, könnte dies der richtige Job für dich sein.
Die Gründung eines eigenen Unternehmens ist eine Herausforderung. Aber wenn du etwas tust, das du liebst, fühlt es sich nicht wie ein Job an. Unabhängig von deinem Geschäftsmodell ist eines der besten Dinge, die du zu Beginn tun kannst, Veranstaltungen in Bereichen zu betreuen, in denen du schon etwas Erfahrung hast.
Wie wir bereits erwähnt haben, kannst du dein eigenes Eventplanungsunternehmen auch ohne großes Startkapital gründen. Fang klein an, nimm ein paar Projekte in Angriff, knüpfe Netzwerke und setze dich für deine Kunden ein, dann wirst du schon bald viele Angebote bekommen.
